AIDAIl Regolamento

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Versione approvata dall'Assemblea dei soci il 30 marzo 2001.

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TITOLO I (Norme generali) ART. 1

TITOLO II (Membri dell'Associazione) ART. 2 (Nuovi soci) ART. 3 (Esame delle domande) ART. 4 (Decorrenza dell'iscrizione) ART. 5 (Quote sociali) ART. 6 (Dimissioni, decadenza, esclusione dall'Associazione

TITOLO III (Assemblea generale ed Elezioni) ART. 7 (Assemblea generale) ART. 8 (Cariche sociali) ART. 9 (Operazioni di voto ed Elezioni) ART. 10 (Votazioni per posta) ART. 11 (Consiglio direttivo) ART. 12 (Il Presidente) ART. 13 (Il Comitato esecutivo) ART. 14 (Il Segretario-Tesoriere) ART. 15 (Revisori dei Conti) ART. 16 (Decadenza delle cariche sociali)

TITOLO IV (Gruppi di studio , Sezioni di lavoro e pubblicazioni societarie) ART. 17 (Gruppi di studio) ART. 18 (Gruppi di studio: coordinatore) ART. 19 (Sezioni di lavoro) ART. 20 (Pubblicazioni societarie)

TITOLO V (Disposizioni generali) ART. 21 (Modifiche del Regolamento) ART. 22 (Disposizioni di Legge)

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REGOLAMENTO

TITOLO I
(Norme generali)

ART. 1 Il presente Regolamento Generale integra le norme statutarie dell’Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata (d’ora in avanti denominata semplicemente Aida) e ne regola l’applicazione.

TITOLO II
(Membri dell’Associazione)

ART. 2
(Nuovi soci) Coloro che possiedono i requisiti stabiliti dall’art. 5 dello Statuto per essere ammessi all’Aida in qualità di Socio ordinario o collettivo o sostenitore devono presentare domanda scritta al Presidente.
Gli aspiranti soci sostenitori devono comprovare la propria condizione di inoccupati all'atto della prima richiesta d'iscrizione e dei successivi rinnovi.
Nella domanda gli aspiranti soci ordinari devono indicare i dati anagrafici previsti nell’apposito modulo e gli elementi informativi che attestano studi e attività professionali nel campo documentario.
Gli aspiranti Soci collettivi, nella domanda di adesione, devono specificare l’attività documentaria svolta effettivamente e devono designare la persona delegata, che rappresenterà il Socio collettivo a tutti gli effetti. La delega della persona fisica che rappresenta il Socio collettivo dovrà essere firmata dai rappresentanti legati dall’Ente richiedente (Amministratore Delegato, Procuratore, ecc.).
I Soci onorari sono nominati dal Consiglio Direttivo, su proposta del Presidente, con almeno cinque voti favorevoli.

ART. 3
(Esame delle domande) L’esame della domande è affidato al Comitato esecutivo, che su di esse esprime il parere di conformità per l’ammissione o motiva le ragioni di esclusione, oppure chiede agli aspiranti soci ulteriore documentazione o informazioni al fine di meglio valutare l’ammissibilità del richiedente.
Le domande sono sottoposte all’approvazione dei membri del Consiglio Direttivo.

ART. 4
(Decorrenza dell’iscrizione) L’ammissione della qualità di Socio viene computata a tutti i fini a partire dal primo gennaio dell’anno in cui viene deliberata dal Consiglio Direttivo l’accettazione della domanda. Quest’ultima viene comunicata per lettera al richiedente insieme alla richiesta di versamento della quota di iscrizione.

ART. 5
(Quote sociali) Le quote sociali devono essere versate nell’ammontare fissato dal Consiglio Direttivo e secondo le modalità indicate dal Tesoriere, entro il 31 marzo di ogni anno.
Qualora il versamento avvenga tramite banca o tramite conto corrente postale, la quota associativa deve essere accreditata per intero .
Il Consiglio Direttivo delibera le quote sociali per l’anno successivo entro il 30 novembre.

ART. 6
(Dimissioni, Decadenza, Esclusione dall’Associazione) Salvo che non ci siano comunicazioni da parte del socio, l’associazione all’Aida si ritiene rinnovata tacitamente.
Il socio che non intende più fare parte dell’Aida può rassegnare le dimissioni con dichiarazione scritta al Presidente entro il 31 dicembre dell’anno che precede quello dal quale intende far decorrere le proprie dimissioni.
I Soci dimissionari sono tenuti al pagamento di tutti gli oneri sociali per l’anno in corso.
La decadenza è pronunciata dal Consiglio Direttivo a maggioranza semplice, a seguito di inadempienza nel versamento della quota di iscrizione, o altri eventuali oneri sociali, da almeno un anno.
Sulla base dell’art. 9, comma e) dello Statuto l’Assemblea può deliberare l’esclusione di un socio ordinario o collettivo.
La mozione di esclusione può essere presentata da uno o più soci aventi diritto al voto, indirizzandola al Presidente almeno un mese prima della convocazione dell’Assemblea dei soci. Il Presidente, previo accordo con il Consiglio Direttivo, propone all’Assemblea la discussione della mozione di esclusione e la sua votazione.

TITOLO III
(Assemblea Generale ed Elezioni)

ART. 7
(Assemblea Generale) L’Assemblea Generale dei soci è convocata dal Presidente mediante lettera che deve essere spedita ai soci almeno un mese prima della data fissata.
È presieduta dal Presidente, dal Vicepresidente o da un Consigliere delegato espressamente.
In caso di loro impedimento è presieduta dal Consigliere più anziano per iscrizione all’Aida; a parità di anzianità dal Consigliere più anziano per età.
È ammessa la rappresentanza per delega, che non può essere tuttavia superiore a tre deleghe per ciascun socio delegato.
All’inizio di seduta il Segretario dell’Associazione verifica la validità dell’Assemblea e provvede a stenderne il verbale, che sottoscritto dal Presidente e dal Segretario viene conservato agli atti dell’Associazione che sono visibili a chiunque ne faccia motivata istanza.
Le copie richieste sono fatte dall’Associazione a spese del richiedente.

ART. 8
(Cariche sociali) Sono eleggibili tutti i soci in regola con il pagamento delle quote sociali.
Le candidature devono essere indirizzate al Consiglio Direttivo entro i termini da esso stabiliti ed esplicitati nella convocazione di Assemblea.
I candidati devono accludere per il Consiglio Direttivo, pena l’inammissibilità della candidatura, un programma di attività e un curriculum professionale.
La convocazione di Assemblea contiene l’elenco dei candidati alle diverse cariche sociali.
I programmi di attività e i curriculum sono distribuiti in Assemblea il giorno delle elezioni e possono comunque essere richiesti alla Segreteria.
Il Segretario ha il compito di controllare lo stato degli aventi diritto al voto prima dell’inizio della votazione.

ART. 9
(Operazioni di voto ed elezioni) Il Presidente uscente propone un Comitato Elettorale formato da un Presidente e da due Scrutatori.
Il Comitato Elettorale viene approvato per alzata di mano e a maggioranza semplice. Le elezioni alle cariche sociali si svolgono mediante scheda scritta e a scrutinio segreto.
Le schede per l’elezione dei componenti del Consiglio Direttivo e dei Revisori dei Conti devono essere preparate dal Segretario e firmate dal Presidente dell’Assemblea e dagli Scrutatori.
Il socio che intende delegarne un altro deve compilare l’atto di delega sulla scheda di votazione, nello spazio predisposto. In mancanza di tale documento, la firma del delegante deve essere autenticata.
Il socio che ha ricevuto deleghe deve presentarle precedentemente all’apertura delle votazioni al Comitato Elettorale che, in base al controllo, procederà alla relativa autorizzazione al voto.
Le schede per l’elezione dei componenti del Consiglio Direttivo possono contenere un massimo di sette nomi.
Le schede per l’elezione dei Revisori dei Conti possono contenere un massimo di cinque nomi.
I nomi dei candidati votati saranno messi in graduatoria in base al numero dei voti.
Risulteranno eletti:
1) Consiglio Direttivo: i primi sette in graduatoria.
2) Revisori dei Conti: i primi cinque in graduatoria.
In caso di parità di voto vale la maggiore anzianità continuativa nell’Associazione.

ART. 10
(Votazioni per posta) L’approvazione annuale della relazione e dei conti consuntivi e preventivi, nonché l’elezione degli organi direttivi possono essere fatte per lettera.
La Segreteria invia ai soci in regola con il pagamento delle quote la scheda di votazione, che reca stampigliati sul retro i dati del socio, nonché le indicazioni indispensabili per effettuare le operazioni di voto compreso l’elenco dei candidati.
I soci che votano per posta non possono usufruire della facoltà di essere delegati.
Il socio che vota per posta, dopo aver espresso sulla scheda il voto, piega la scheda incollandone i margini e, senza aggiungere indicazione alcuna, la chiude in busta.
Sull’angolo esterno in alto a sinistra della busta, il socio scrive "dichiarazione di voto per l’Assemblea del ...", il proprio nome e cognome, il luogo di residenza e quindi spedisce la busta (facoltativamente per raccomandata, per espresso o per corriere) al recapito che sarà stato indicato nell’avviso di convocazione.
Ogni busta deve contenere la sola scheda di votazione di un solo socio.
Non sono validi i voti pervenuti dopo la chiusura delle votazioni in Assemblea.

ART. 11
(Consiglio Direttivo) I membri del Consiglio Direttivo possono essere rieletti due volte, pertanto la loro durata consecutiva massima in carica è di nove anni.
Le convocazioni del Consiglio Direttivo, con l’indicazione della data e del luogo di riunione e con l’ordine del giorno, vengono notificate dal Segretario almeno dieci giorni prima della data prevista.
Il numero legale è rappresentato dalla presenza di due terzi dei Consiglieri, e cioè di cinque su sette.
È ammessa la delega ad altro Consigliere.

ART. 12
(Il Presidente) Il Presidente presiede il Consiglio Direttivo e le Assemblee dei soci. Tuttavia, in caso di sua assenza, è sostituito dal Vicepresidente o da altro Consigliere da lui delegato.

ART. 13
(Comitato Esecutivo) Il Comitato Esecutivo è formato dal Presidente, dal Vicepresidente e dal Segretario-Tesoriere ed ha una funzione attuativa degli atti che devono essere sottoposti al Consiglio Direttivo, secondo l’ordine del giorno dall’ufficio stesso predisposto.
Il Comitato esecutivo dispone il programma di attuazione delle delibere prese dall’Assemblea, disponendo gli opportuni contatti per l’affidamento di compiti specifici e procedendo alla determinazione delle scadenze. Presenta al Consiglio i programmi di attuazione per l’approvazione.
Entro la fine di ottobre di ogni anno il Comitato Esecutivo convoca il Collegio dei Revisori dei Conti e il Tesoriere, redige una bozza di budget, una bozza di ordine del giorno dell’Assemblea dei soci e un’ipotesi di data per l’Assemblea e le presenta per l’approvazione al Consiglio Direttivo.
Entro il febbraio di ogni anno il Comitato Esecutivo convoca il Collegio dei Revisori dei Conti e il Tesoriere e redige la bozza di consuntivo finanziario e di attività e la presenta, con una bozza di ordine del giorno dell’Assemblea dei soci e un’ipotesi di data per l’approvazione, al Consiglio che dispone la convocazione dell’Assemblea (entro il marzo successivo).
Il Comitato Esecutivo istruisce le pratiche relative ai nuovi soci e redige una relazione preliminare sulle cause di decadenza ed esclusione di soci; presenta al Consiglio la suddetta documentazione per l’approvazione.
In tempi adeguati alla relativa pubblicità (da iniziare entro il mese di novembre di ogni anno), il Comitato Esecutivo propone al Consiglio le quote associative per l’anno sociale successivo.
La volontà collegiale del Consiglio concernente le approvazioni di cui ai commi precedenti può essere perfezionata anche ricorrendo ad adesioni scritte - via posta ordinaria o posta elettronica. Qualora, però, anche solo un membro del Consiglio lo richieda, deve essere convocata una seduta di Consiglio.

ART. 14
(Il Segretario-Tesoriere) Il Segretario-Tesoriere gestisce gli aspetti organizzativi e tecnico-amministrativi dell’Associazione e coordina l’attività della Segreteria-Tesoreria.
In particolare cura lo scadenzario degli impegni relativi agli organi sociali e istruisce le pratiche (anche in collaborazione con professionisti esterni) in ordine ai problemi di carattere fiscale e contabile.

ART. 15
(Revisori dei Conti) Il Collegio dei Revisori dei Conti, alla fine di ciascun anno sociale e su convocazione del Consiglio Direttivo, deve verificare la contabilità dell’Associazione.
In particolare deve controllare:
1) la rispondenza di ogni spesa alle delibere degli organi sociali, allo Statuto e al Regolamento dell’Aida e alle leggi vigenti;
2) la regolarità delle fatturazioni;
3) la rispondenza tra rendiconti e le risultanze dei libri e delle scritture contabili.
Il Collegio dei Revisori dei Conti deve, in conclusione, redigere e firmare una relazione che sarà messa agli atti e presentata all’Assemblea dei Soci.

ART. 16
(Decadenza delle cariche sociali) Nel caso di decadenza delle cariche sociali il Segretario provvederà ad inviarne notifica a tutti i soci.
Il Segretario, su mandato del Consiglio Direttivo o del Presidente, provvederà a comunicare al socio di cui al comma 3 dell’art. 18 dello Statuto, la nomina della carica vacante.
Se il socio nominato non accetterà la designazione, si procederà con il nominativo successivo, nell’elenco dei non eletti, fino ad esaurimento.
L’eventuale Assemblea Straordinaria di cui al comma 4 del medesimo articolo dello Statuto dovrà essere convocata entro tre mesi dalla decadenza della carica.

TITOLO IV
(Gruppi di studio, Sezioni di lavoro e Pubblicazioni societarie)

ART. 17
(Gruppi di studio) I Gruppi di studio svolgono attività di ricerca, applicazione e consulenza dell’Associazione.
Essi sono istituiti su approvazione del Consiglio Direttivo sulla base di un documento redatto dai proponenti, in cui sono dichiarati il programma di lavoro e i tempi di attuazione. Nel documento devono essere altresì specificati i nomi dei soci aderenti e del socio con funzione di coordinamento del Gruppo.
L’adesione ai Gruppi di studio è deliberata sulla base dei requisiti professionali e scientifici idonei a poter svolgere l’attività di studio e di ricerca.
Per poter usufruire di eventuali contributi i Gruppi devono fare richiesta al Consiglio Direttivo, specificando l’attività cui il finanziamento è destinato.

ART. 18
(Gruppi di studio: coordinatore) È facoltà del Consiglio Direttivo nominare un coordinatore che agisca da referente tra l’Associazione e i Gruppi di studio.
Il coordinatore può essere scelto fra i consiglieri e fra i soci dell’Associazione che per meriti e requisiti possono assolvere questa funzione.
In questo secondo caso il coordinatore dovrà tener conto di tutta la documentazione relativa ai Gruppi in attività e riferire, quando necessario, al Consiglio Direttivo, ad esempio: programmi, calendario dei corsi, seminari, attività, finanziamento fondi, quote per relatori.
Il coordinatore può inoltre proporre annualmente una lista di temi di lavoro per stimolare le domande di costituzione per sottogruppi di studio, nonché instaurare colloqui preliminari con i soci interessati.

ART. 19
(Sezioni di lavoro) Qualora si riscontrassero più Gruppi di studio operanti su una o più branche della scienza della documentazione e informazione, il Consiglio Direttivo - anche su proposta dei coordinatori dei Gruppi di studio - può costituire una Sezione di lavoro per strutturare meglio la circolazione di informazioni e lo scambio di attività.
Ogni Sezione di lavoro, sentito il parere dei Gruppi di studio, è presieduta da un componente del Consiglio Direttivo.

ART. 20
(Pubblicazioni societarie) L’organo periodico dell’Aida, Aida Informazioni, è distribuito gratuitamente ai soci in regola con le quote associative, il Consiglio Direttivo può stabilire un contributo a copertura delle spese sostenute per tutte le altre pubblicazioni (Atti di convegni, di seminari, ecc.).
Il Consiglio Direttivo nomina i responsabili delle pubblicazioni societarie.
La collaborazione dei soci e dei collaboratori esterni è regolata sulla base delle seguenti norme:
- la collaborazione è volontaria e gratuita;
- il Consiglio Direttivo si riserva di pubblicare per intero, o in parte, i testi ricevuti.
Le richieste di collaborazione e incarichi retribuiti sono approvati dal Consiglio Direttivo.

TITOLO V
(Disposizioni generali)

ART. 21
(Modifiche del Regolamento) Le modifiche al presente Regolamento possono essere richieste da almeno dieci soci con diritto al voto, o da almeno due componenti del Consiglio Direttivo, o dal Presidente o dal Vicepresidente.

ART. 22
(Disposizioni di legge) Per quanto non è previsto dal presente Regolamento sono applicabili le norme di legge in materia di Associazioni private.

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Last modified: 2001-04-01